Làm thế nào để người bán/doanh nghiệp tranh chấp một khoản bồi hoàn?

19 Feb 2020

Nếu người bán muốn tranh chấp khoản bồi hoàn, người bán sẽ cần cung cấp thông tin và bằng chứng nhất định tùy theo trường hợp. Dưới đây là hai lý do phổ biến nhất cho các khoản bồi hoàn và thông tin người bán cần cung cấp trong mỗi trường hợp:

1. Khách hàng (người mua) đã nhận được hàng

Các doanh nghiệp phải cung cấp các chứng cứ sau:

• Sốt tracking theo dõi hoặc Biên nhận giao hàng theo quy định của Công ty/Tổ chức giao hàng.
• Hóa đơn và Biên lai mà công ty bạn chuẩn bị cung cấp cho Khách hàng.
• Bằng chứng về các tài liệu chứng minh rằng công ty của bạn đã hoàn thành việc cung cấp dịch vụ cho Khách hàng. (Ảnh chụp màn hình Email xác nhận rằng khách hàng đã nhận được sản phẩm / dịch vụ từ phía khách hàng)
  • Bất kỳ thông tin liên lạc nào từ người mua, chẳng hạn như email hoặc phản hồi tích cực
  • Bất kỳ hợp đồng, biên nhận nào đã ký hoặc thông tin về các mặt hàng đã gửi
  • Ngày mà mặt hàng được gửi và địa chỉ nó được gửi đến
  • Đối với các mặt hàng, dịch vụ được đăng ký vô hình - bất kỳ các thông tin nào liên quan chúng
• Mặt trước, mặt sau thẻ (ẩn 8 số giữa và CVV của Thẻ khách hàng)
• Bản sao hộ chiếu của khách hàng

Trong trường này cũng như tất cả các trường hợp bồi hoàn khác, chủ cửa hàng/doanh nghiệp/người bán hàng cung cấp thông tin càng liên quan sẽ càng tăng cơ hội đảo ngược khoản bồi hoàn.

2. Sử dụng trái phép thẻ tín dụng

Người bán nên cung cấp:

• Mã số đơn hàng được giao của sản phẩm
• Hóa đơn và Biên lai mà người bán chuẩn bị để cung cấp cho người mua..
• Bằng chứng về các tài liệu chứng minh rằng người bán đã hoàn thành việc cung cấp dịch vụ cho người mua. (Ảnh chụp màn hình Email gốc xác nhận rằng khách hàng đã nhận được sản phẩm/dịch vụ từ phía khách hàng):
  • Bất kỳ thông tin liên lạc từ người mua, chẳng hạn như email hoặc phản hồi tích cực.
  • Bất kỳ hợp đồng đã ký hoặc thông tin về các mục đã gửi
  • Ngày mà mặt hàng được gửi và địa chỉ nó được gửi đến
  • Đối với các mặt hàng vô hình/dịch vụ - người bán nên cung cấp càng nhiều thông tin có liên quan càng tốt

Mẹo để giúp tránh bồi hoàn

• Theo dõi giao hàng của người bán: Luôn sử dụng phương thức bưu chính cung cấp theo dõi trực tuyến và bằng chứng giao hàng, mà người bán có thể gửi cho người mua ngay khi người bán có mã số theo dõi
• Be accurate: Describe items in as much detail as possible, so buyers know exactly what to expect and cannot claim that an item is significantly not as described.
• Hãy chính xác: Mô tả các mặt hàng càng chi tiết càng tốt, để người mua biết chính xác thông tin sản phẩm, tránh trường hợp mô tả khác với hình dung và kỳ vọng của khách hàng.
• Tìm hiểu về người mua: Hỏi thêm thông tin như tên và địa chỉ đầy đủ của khách, liên hệ với họ và xem xét phản hồi (nếu được).
• Giao hàng đúng hẹn: Luôn cố gắng giao hàng kịp thời nhất có thể, chẳng hạn như người bán có thể đặt mục tiêu gửi các mặt hàng cho khách trong vòng bảy ngày kể từ khi nhận được thanh toán.
• Hãy minh bạch: Đảm bảo rằng khách hàng (người mua) biết về chính sách hoàn trả của Người bán
• Hãy phản hồi: Đừng để người mua cảm thấy rằng vấn đề của họ chưa được giải quyết
• Gửi hàng cẩn thận: Tránh gửi địa chỉ khác với địa chỉ do PayCEC cung cấp
• Các quốc gia có nguy cơ cao: Chúng tôi khuyên bạn nên thận trọng hơn làm việc với các nước Macedonia, Lebanon, Ukraine, Litva, Nigeria, Romania, Pakistan, Bulgaria và Indonesia.
• Kiểm tra ID: Nếu người mua trực tiếp nhận hàng, hãy yêu cầu họ mang theo các giấy tờ tùy thân để chứng minh danh tính. Trong trường hợp hàng hóa được một người khác nhận hộ, họ cũng nên mang theo bằng chứng về danh tính và một ghi chú đã ký từ người mua ủy quyền cho họ thu thập thay mặt. Lưu ý: các khoản thanh toán nhận được trực tiếp không được bảo hiểm theo chính sách bảo vệ người bán.
• Thu thập đầy đủ tài liệu xác minh cho giao dịch: Đây không chỉ là hoạt động quản lý bắt buộc mà còn là hoạt động tự bảo vệ của doanh nghiệp và là điều cần thiết để ngăn chặn rủi ro của khoản bồi hoàn.
• Hợp tác: Đội ngũ chuyên viên hỗ trợ khách hàng (chủ cửa hàng/doanh nghiệp/người bán) của PayCEC và nhóm Quản lý rủi ro cung cấp các giải pháp 24/7 cùng với lời khuyên chuyên nghiệp giúp người bán phòng ngừa rủi ro về khoản bồi hoàn. Người mua nên tham khảo và làm theo các hướng dẫn trên.

Xem thêm:

• Tokenization là gì?
• Quy trình thanh toán trực tuyến